Sistema de información
Elementos de un sistema de información.
Un
sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información,
organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una
necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las
siguientes categorías:
Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información
más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en
una determinada organización, en función de sus objetivos.
Habitualmente el término se usa de manera errónea como sinónimo de
sistema de información informático,
en parte porque en la mayor parte de los casos los recursos materiales
de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por
sistemas informáticos. Estrictamente hablando, un sistema de
información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la
práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los
sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto
de los sistemas de información en general.
Generalidades
Ejemplo de un sistema de información.
El término
sistemas de información hace referencia a un
concepto genérico que tiene diferentes significados según el campo del
conocimiento al que se aplique dicho concepto, a continuación se
enumeran algunos de dichos campos y el sentido concreto que un Sistema
de Información tiene en ese campo:
- En informática, un sistema de información es cualquier sistema computacional que se utilice para obtener, almacenar, manipular, administrar, controlar, procesar, transmitir o recibir datos, para satisfacer una necesidad de información.
- En teoría de sistemas,
un sistema de información es un sistema, automatizado o manual, que
abarca personas, máquinas, y/o métodos organizados de recolección de
datos, procesamiento, transmisión y diseminación de datos que representa información para el usuario.
- En seguridad computacional, un sistema de información está descrito por tres componentes:
- Estructura:
- Repositorios, que almacenan los datos permanente o temporalmente, tales como "buffers", RAM (memoria de acceso aleatorio), discos duros, caché, etc.
- Interfaces, que permiten el intercambio de información con el mundo
no digital, tales como teclados, altavoces, monitores, escáneres,
impresoras, etc.
- Canales, que conectan los repositorios entre sí, tales como "buses",
cables, enlaces inalámbricos, etc. Una red de trabajo es un conjunto de
canales físicos y lógicos.
- Comportamiento:
- Servicios, los cuales proveen algún valor a los usuarios o a otros servicios mediante el intercambio de mensajes.
- Mensajes, que acarrean un contenido o significado hacia los usuarios internos o servicios.
- En geografía y cartografía, un Sistema de Información Geográfica (SIG) se utiliza para integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y desplegar información georeferenciada. Existen muchas aplicaciones de SIG, desde ecología y geología, hasta las ciencias sociales.
- En representación del conocimiento,
un sistema de información consiste de tres componentes: humano,
tecnológico y organizacional. Bajo esta perspectiva, información se
define en términos de tres niveles de semiótica. Datos que pueden ser procesados automáticamente por un sistema de aplicaciones corresponden al nivel de sintaxis. En el contexto de un individuo que interpreta los datos, estos son convertidos en información, lo que corresponde al nivel semántico. La información se convierte en conocimiento
cuando un individuo conoce (entiende) y evalúa la información (por
ejemplo para una tarea específica), esto corresponde al nivel pragmático.
- En matemáticas dentro de la teoría de los dominios, un sistema de información Scott (por su inventor Dana Scott) es una estructura matemática que provee una representación alternativa de un dominio Scott, como un caso especial, algebraic lattices.
- En matemáticas teoría de conjunto difuso, un sistema de información es un sistema de atributo-valor.
- En sociología los sistemas de información son sistemas sociales
cuyo comportamiento está fuertemente influenciado por los objetivos,
valores y creencias de los individuos y grupos, así como por el
desempeño de la tecnología.
Ciclo de vida de los Sistemas de Información
Existen pautas básicas para el desarrollo de un SI para una organización:
- Conocimiento de la Organización: analizar y conocer todos los
sistemas que forman parte de la organización, así como los futuros
usuarios del SI. En las empresas (fin de lucro presente), se analiza el
proceso de negocio y los procesos transaccionales a los que dará soporte
el SI.
- Identificación de problemas y oportunidades: el segundo paso es
relevar las situaciones que tiene la organización y de las cuales se
puede sacar una ventaja competitiva(Por ejemplo: una empresa con un
personal capacitado en manejo informático reduce el costo de
capacitación de los usuarios), así como las situaciones desventajosas o
limitaciones que hay que sortear o que tomar en cuenta(Por ejemplo: el
edificio de una empresa que cuenta con un espacio muy reducido y no
permitirá instalar más de dos computadoras).
- Determinar las necesidades: este proceso también se denomina
elicitación de requerimientos. En el mismo, se procede identificar a
través de algún método de recolección de información (el que más se
ajuste a cada caso) la información relevante para el SI que se
propondrá.
- Diagnóstico: En este paso se elabora un informe resaltando los
aspectos positivos y negativos de la organización. Este informe formará
parte de la propuesta del SI y, también, será tomado en cuenta a la hora
del diseño.
- Propuesta: contando ya con toda la información necesaria acerca de
la organización es posible elaborar una propuesta formal dirigida hacia
la organización donde se detalle el presupuesto, relación
costo-beneficio, presentación del proyecto de desarrollo del SI.
- Diseño del sistema: Una vez aprobado el proyecto, se comienza con la
elaboración del diseño lógico del SI; la misma incluye el diseño del
flujo de la información dentro del sistema, los procesos que se
realizarán dentro del sistema, etc. En este paso es importante
seleccionar la plataforma donde se apoyará el SI y el lenguaje de
programación a utilizar.
- Codificación: con el algoritmo ya diseñado, se procede a su
reescritura en un lenguaje de programación establecido (programación),
es decir, en códigos que la máquina pueda interpretar y ejecutar.
- Implementación: Este paso consta de todas las actividades requeridas
para la instalación de los equipos informáticos, redes y la instalación
del programa generado en el paso anterior.
- Mantenimiento: proceso de retroalimentación, a través del cual se
puede solicitar la corrección, el mejoramiento o la adaptación del SI ya
creado a otro entorno. Este paso incluye el soporte técnico acordado
anteriormente.
Tipos de sistemas de información
Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar
el desarrollo de las actividades de una organización con el fin de ser
más productivos y obtener ventajas competitivas, en primer término, se
puede clasificar a los sistemas de información en:
- Sistemas Competitivos
- Sistemas Cooperativos
- Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio
Esta clasificación es muy genérica, y en la práctica no obedece a una
diferenciación real de sistemas de información reales, ya que en la
práctica podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos o las tres)
de las características anteriores. En los subapartados siguientes se
hacen unas clasificaciones más concretas (y reales) de sistemas de
información.
Desde un punto de vista empresarial
La primera clasificación se basa en la jerarquía de una organización y se llamó el modelo de la pirámide.
4 Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo,
5 los SI pueden clasificarse en:
- Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).-
Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una
empresa u organización, también se le conoce como Sistema de
Información operativa.
- Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.
- Sistemas de soporte a decisiones (DSS).-
Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de
negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
- Sistemas de información ejecutiva (EIS).-
Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite
monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa
a partir de información interna y externa a la misma. Es en este nivel
cuando los sistemas de información manejan información estratégica para
las empresas.
Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo.
Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el
mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los
60, sin embargo, con el tiempo, otros sistemas de información comenzaron
a evolucionar. Los primeros proporcionan información a los siguientes a
medida que aumenta la escala organizacional
- Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
- Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.
- Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
Los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque
estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya
que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).
Sistemas de información estratégicos
Puede ser considerado como el uso de la tecnología de la información
para respaldar o dar forma a la estrategia competitiva de la
organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja
competitiva o bien para reducir la ventaja de sus competidores.
Su función primordial es crear una diferencia con respecto a los
competidores de la organización (o salvar dicha diferencia) que hagan
más atractiva a ésta para los potenciales clientes. Por ejemplo, en la
banca, hace años que se implantaron los cajeros automáticos, pero en su
día, las entidades que primero ofrecieron este servicios disponían de
una ventaja con respecto a sus competidores, y hoy día cualquier entidad
que pretenda ofrecer servicios bancarios necesita contar con cajeros
automáticos si no quiere partir con una desventaja con respecto al resto
de entidades de este sector. En este sentido, los cajeros automáticos
se pueden considerar sistemas de información estratégicos.
Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales
como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y
proveedores. Apoyan el proceso de innovación de productos dentro de la
empresa. Suelen desarrollarse dentro de la organización, por lo tanto no
pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Entre
las características más destacables de estos sistemas se pueden
señalar:
- Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por
uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
- Contribuyen al logro de una meta estratégica.
- Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía,
la forma en que compite o en la que interactúa con clientes y
proveedores.
Otra clasificación, según el entorno de aplicación
- Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento
que crea/modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste
en captar, manipular y almacenar los datos, y también, en la preparación
de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es
qué datos se modifican y cómo, una vez que ha terminado la transacción.
Los TPS son los SI típicos que se pueden encontrar en este entorno.
- Entorno decisional: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben estar preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que se encargan de esta función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la empresa.
Aplicación de los sistemas de información
Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y
administración de la infraestructura de la tecnología de la información
en una organización.
En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de
las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la
orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite
hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del
producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción
hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que
acompañan este proceso.
El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información,
representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones
(patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir,
las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de
información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información.
De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las
formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de
información dentro de la organización.
